공무원 공문서 보고서 작성법 / 출처 : 대통령 보고서(노무현 대통령비서실 보고서 품질향상 연구팀 지음)

우리는 초등학교부터 대학교 때까지 보고서 작성법을 제대로 배운 적이 없습니다. 그런데 막상 취업을 하고 사무직 업무를 맡게 되면, 하루 종일 하는 일의 대부분이 보고서 작성이라 해도 과언이 아닙니다.

회사에서도 보고서 쓰는 방법을 체계적으로 교육하거나 1:1 맞춤형으로 알려주지 않습니다. 좋은 사수나 상사를 만나면 잘 배울수 있는 거고, 그렇지 못하면 상사에게 시쳇말로 털리면서 배울 수밖에 없는 게 현실입니다.

결국 실무에서 보고서 작성은 자기계발이 전제가 돼야, 그나마 시행착오를 줄이고 실력을 보다 빠르게 향상할 수 있다고 생각합니다. 그래서 이번 포스팅은 제가 실무에서 많은 도움이 됐던 "대통령 보고서"란 책의 핵심 내용을 정리했습니다!

 

1. 보고서가 중요한 이유 : 책임있는 의사결정 수단

<출처 : 대통령 보고서 / 보고서 작성의 현실과 실제>

직장생활에서 보고서가 중요한 이유는 공식적인 의사소통을 할 때 가장 중요한 수단이기 때문이다. 우리가 일상생활에서 사용하는 말과 행동은 보고서 형태로 정형화되었을 때 비로소 책임 있는 의사결정이 가능하다.

간단한 의사결정은 보고서 없이 몇 마디 말로도 할 수 있다. 하지만 복잡한 문제해결이나 책임이 따르는 결정을 문서화하지 않고 말로 끝낼 수 없다. 문제가 복잡하고 책임이 무거울수록 무거운 보고서가 필요하다.

 

2. 보고서 작성의 의미 : 문제해결 능력

<출처 : 대통령 보고서 / 보고서 작성의 현실과 실제>

보고서를 작성하는 것은 단순히 문장을 잘 쓰는 것을 의미하지 않는다. 보고서는 문제해결 과정을 담고 있으며 문제를 해결하는 수단이기도 하다.

직장에서 일을 한다는 것은 어떤 문제를 해결한다는 뜻이다. 따라서 보고서 작성능력은 곧 직장에서의 업무능력과 직결된다고 할 수 있다.

즉, 한 사람이 갖고 있는 업무지식과 동원 가능한 정보, 통찰력 있는 분석, 상하동료 간 의사소통, 추진력 등의 결정체가 바로 보고서다.

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3. 안 좋은 보고서의 4가지 특징 : 틀(논리체계), 내용(핵심내용), 이해(명확한 표현), 의식(고민의 깊이)

<출처 : 대통령 보고서 / 보고서 작성의 현실과 실제>

① 기본적인 틀이 갖춰져 있지 않다.
- 보고서 양식조차 제대로 갖추지 않은 것
- 제목이나 목차에 보고서 내용이 제대로 드러나지 않는 것
- 누가, 언제, 어떤 목적으로 썼는지가 없는 것
- 오탈자나 맞춤법, 시제 등이 틀린 것
- 기승전결의 논리체계를 갖추지 않았거나 논리전개가 뒤바뀐 것

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<출처 : 대통령 보고서 / 보고서 작성의 현실과 실제>

② 내용이 장황하고 초점이 없다.
- 표현이 모호하여 명확한 내용을 알 수 없는 것
- 자기 주장 없이 다양한 견해 소개에 그치는 것
- 연구논문처럼 너무 깊이 다루다 보니 불필요하게 내용이 길어진 것
- 논점과 무관한 것을 상세히 설명하거나, 유사한 내용을 말을 바꿔가며 다시 설명하는 것

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<출처 : 대통령 보고서 / 보고서 작성의 현실과 실제>

③ 읽을수록 오히려 궁금한 점이 생긴다.
- 지나치게 압축적으로 설명한 것
- 보고 취지나 보고 배경, 추진 경위나 정책 이력을 제대로 안 쓴 것
- 출처가 불분명한 자료를 인용하거나 주장을 뒷받침할 근거가 부족한 것
- 종합적이고 균형되게 썼는지 의문이 드는 것
- 전문용어, 약어 등을 설명 없이 쓰는 것

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<출처 : 대통령 보고서 / 보고서 작성의 현실과 실제>

④ 근본적인 문제의식이 안 보인다.
- 기존 관행을 답습하여 구태의연한 방식으로 문제에 접근하는 것
- 현황과 문제점, 원인 등 보고 이슈에 대한 분석이 부족한 것
- 대안의 나열에 그쳐 실천 가능성이 없고 향후 계획이 불확실한 것
- 보고서 수요자가 읽고 무엇을 해야 할지 명확하지 않은 것

 

4. 보고서 작성 절차

출처 : 대통령 보고서 / 보고서 작성 처리 표준절차

 

끝.

 

공무원 공문서 보고서 작성법 핵심정리 / 출처: 고수의 보고법, 박종필 고용노동부 국장 지음

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